Magic Links: Benutzermanagement für deinen Space einrichten

Aktiviere Magic Links, lege eine Benutzerliste an und bestimme so genau, wer deinen rooom-Space sehen, betreten oder moderieren darf – ganz ohne komplizierte Passwörter.

Benutzerliste anlegen – so geht ’s

1. Öffne im Dashboard den gewünschten Space.
2. Klicke unten rechts auf das Dreipunktmenü (⋯) und dann auf das Zahnrad-Symbol Einstellungen.
3. Bleib im Reiter General und scrolle zum Bereich Zugang.
4. Klicke auf den Button Benutzerliste konfigurieren.
   
5. Wähle Neuen Benutzer hinzufügen und gib entweder
   • eine konkrete Mailadresse (emma@firma.de) oder
   • eine Wildcard-Domain (*@partner.com) ein.
6. Gib einen Namen ein oder lasse das Namensfeld für eine generische Ansprache leer.
7. Wähle eine Rolle:
   • Guest – normale Teilnehmende
   • Moderator – darf z. B. Mikrofone stummschalten
8. Bestimme ein Ablaufdatum. Wenn die Freigabe nicht ablaufen soll, lasse das Datumfeld einfach leer.
9. Speichere deine Änderungen.

Alle Adressen und Wildcards in dieser Liste dürfen Magic Links zum Betreten des Spaces nutzen; andere Personen haben keinen Zugriff.

Benutzermanagement einschalten

1. Setze im Dropdown Eingeladene Benutzer den Wert auf An – damit schaltest du das Benutzermanagement grundsätzlich ein.
   

Ohne diese Einstellung gibt es keine Magic Links, selbst wenn du eine Benutzerliste angelegt hast.

Einladungs-Mail mit Magic Link verschicken

Klicke auf das Sende-Icon, um die Einladungs-Mail aktiv abzuschicken.

Achtung: Das bloße Eintragen einer Adresse verschickt noch keine Mail.

Sprache der Mail: Sie richtet sich nach der Browsersprache der Person, die im Dashboard sendet (Deutsch → Mail zuerst DE, dann EN | Englisch → zuerst EN, dann DE).

Magic Link selbst im Viewer anfordern

1. Wenn in den Viewer Settings die Option Eingeladene Benutzer aktiviert ist, können sich Besuchende deines Spaces selber einen Zugangslink schicken, sofern sie auf der Benutzerliste stehen.
2. Besuchende öffnen den Space-Link, geben ihre Mailadresse ein und klicken auf Mail versenden.
3. Stimmt die Adresse mit der Benutzerliste oder einer Wildcard überein, kommt der Magic Link sofort per Mail. Die Sprache der Mail folgt dabei der Browsersprache des Anfragenden.

Good to know

• Ein Gerät = ein Link: Wird der Link das erste Mal geöffnet, bindet er sich an dieses Gerät und ist auf anderen Geräten ungültig.
• Ablaufdatum: Unter Ablaufdatum kannst du festlegen, bis wann Links gültig sind. Danach enden laufende Sitzungen automatisch.
• Owner-Sonderfall: Bist du als Space-Owner eingeloggt, landest du immer im Viewer, egal welche Schutzoption aktiv ist.
• Benutzerliste oder Passwort: Beide Methoden schließen sich gegenseitig aus. Wähle daher das Modell, das dir wichtiger ist.